¿Qué es un auxiliar administrativo?

¿Qué es un auxiliar administrativo?

Un auxiliar administrativo es un profesional encargado de brindar apoyo en tareas administrativas dentro de una empresa u organización. Su función principal es asistir en la gestión de documentos, comunicaciones, y otras labores administrativas para mantener el funcionamiento eficiente de la empresa.

El concepto de auxiliar, que deriva del vocablo latino auxiliaris, se emplea para calificar a aquel o aquello que auxilia o sirve de ayuda o complemento. Administrativo, por su parte, se refiere al conjunto de medios y personas que administran una empresa privada u organismo público.

A continuación detallamos qué tareas y funciones tienen que desempeñar los auxiliares administrativos, tanto de centros públicos como centros privados, y el perfil que debe presentar este colectivo.

Las 10 funciones de un auxiliar administrativo

1. Recepción y archivo de documentos: Consiste en recibir, clasificar y archivar documentos de manera ordenada y accesible para su posterior consulta.
2. Atender llamadas telefónicas: Es el responsable de contestar y gestionar llamadas telefónicas, así como recibir mensajes y dirigir las llamadas al departamento correspondiente.
3. Atender visitas de clientes y proveedores: Recibir a clientes y proveedores en la empresa, proporcionarles información básica y dirigirlos al personal apropiado para atender sus necesidades.
4. Gestiones de compra-venta: Colaborar en el proceso de compra y venta de productos o servicios, realizando tareas como la preparación de documentos, seguimiento de pedidos y gestión de facturación.
5. Realizar cálculos elementales: Llevar a cabo operaciones matemáticas simples, como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, para tareas como el cálculo de precios, presupuestos o inventarios.
6. Contabilidad general: Apoyar en actividades contables básicas, como registrar transacciones, elaborar informes financieros simples y mantener actualizados los registros contables.
7. Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende: Mantener al día al personal sobre actividades y procedimientos relacionados con el departamento en el que trabajan.
8. Estar al día de la tramitación de expedientes: Hacer seguimiento de los expedientes o documentos en trámite, asegurando su correcta gestión y cumplimiento de plazos.
9. Tener actualizada la agenda: Gestionar agendas electrónicas o físicas, programando citas, reuniones y recordatorios tanto telefónicamente como por correo electrónico.
10. Manejo de maquinaria de oficina: Operar equipos de oficina como fotocopiadoras, impresoras, escáneres y fax, además de tener habilidades en el uso de software de ofimática y gestión empresarial.

Estas funciones son fundamentales para mantener el flujo de trabajo en una empresa u organización, contribuyendo a su eficiencia y productividad.

Requisitos para ser auxiliar administrativo

Teniendo en cuenta todas las funciones que un auxiliar administrativo debe desempeñar en el día a día podemos explicar qué habilidades necesitas para convertirte en uno.

Habilidades necesarias para trabajar como auxiliar administrativo

1. Organización: Capacidad para manejar múltiples tareas, establecer prioridades y trabajar de manera eficiente en un entorno de ritmo acelerado.
2. Atención al detalle: Ser meticuloso en el trabajo y prestar atención a los detalles para evitar errores en la gestión de documentos y datos.
3. Comunicación: Ser capaz de comunicarse de manera clara y efectiva tanto verbalmente como por escrito con clientes, proveedores y compañeros de trabajo.
4. Habilidades en informática: Conocimientos sólidos en el uso de programas de software de oficina, como procesadores de texto, hojas de cálculo y software de gestión empresarial.
5. Gestión del tiempo: Saber administrar el tiempo de manera eficaz para cumplir con los plazos y las responsabilidades asignadas.
6. Resolución de problemas: Ser capaz de identificar y abordar problemas de manera proactiva, buscando soluciones efectivas y eficientes.
7. Trabajo en equipo: Tener habilidades para colaborar y trabajar de manera efectiva en equipo, ya que es probable que se requiera interactuar con diferentes departamentos dentro de la organización.
8. Adaptabilidad: Ser flexible y capaz de adaptarse a cambios en las prioridades o en los procedimientos de trabajo.
9. Ética profesional: Mantener altos estándares de ética y confidencialidad en el manejo de información sensible de la empresa.
10. Servicio al cliente: Tener una actitud amable y orientada al servicio para brindar una excelente atención a clientes y proveedores.

Hay que tener en cuenta que si no has trabajado nunca en un puesto similar, es probable que algunas de estas habilidades no las tengas. No te preocupes porque es normal, nadie nace aprendido. Una vez empieces irás mejorando y perfeccionando todas estas habilidades hasta convertirte en un especialista.

¿Qué debes estudiar para ser auxiliar administrativo?

Para convertirte en auxiliar administrativo, generalmente se requiere tener al menos un título de educación secundaria (bachillerato). Sin embargo, algunas empresas pueden requerir educación postsecundaria, como un diploma de técnico administrativo o un grado asociado en administración de empresas o una disciplina relacionada.

Además de la educación formal, es útil desarrollar habilidades específicas y conocimientos relevantes para el puesto. Aquí hay algunas opciones para la formación y el desarrollo profesional:

• Educación formal: Obtener un título en administración de empresas, secretariado, contabilidad u otro campo relacionado puede proporcionar una base sólida de conocimientos para trabajar como auxiliar administrativo.

• Cursos de formación profesional: Busca cursos cortos o programas de capacitación en habilidades administrativas específicas, como gestión de documentos, contabilidad básica, manejo de software de oficina, atención al cliente y comunicación empresarial.

• Certificaciones: Considera obtener certificaciones reconocidas en áreas relevantes, como Microsoft Office Specialist (MOS) para demostrar competencia en el uso de software de oficina, o certificaciones en gestión administrativa ofrecidas por organizaciones profesionales.

• Experiencia laboral: Obtener experiencia laboral relevante a través de pasantías, prácticas profesionales o trabajos a tiempo parcial en roles administrativos puede ser invaluable para desarrollar habilidades prácticas y ganar conocimientos del mundo laboral.

Te recomendamos que consultes la gran variedad de cursos de auxiliar administrativo online que ofrecemos.

Salidas laborales: ¿Dónde puede trabajar un auxiliar administrativo?

Los auxiliares administrativos son necesarios en casi cualquier sector que puedas imaginar ya que siempre es necesario alguien con este tipo de habilidades y conocimientos.

• Empresas privadas: Grandes corporaciones, pequeñas y medianas empresas (PYMES) en una variedad de industrias, como tecnología, manufactura, servicios financieros, salud, bienes raíces, entre otros.

• Instituciones gubernamentales: Ministerios, agencias gubernamentales, municipios, departamentos de servicios sociales, hospitales públicos, escuelas y universidades suelen contratar auxiliares administrativos para apoyar diversas funciones administrativas.

• Organizaciones sin fines de lucro: Fundaciones, asociaciones, ONGs y otras organizaciones benéficas a menudo necesitan personal administrativo para ayudar con la gestión de documentos, coordinación de eventos, atención al cliente y otras tareas administrativas.

• Empresas de servicios: Firmas de consultoría, empresas de contabilidad, agencias de seguros, bufetes de abogados y otras empresas de servicios profesionales requieren auxiliares administrativos para ayudar en la gestión de documentos, facturación, programación de citas y otras funciones.

• Instituciones educativas: Escuelas primarias y secundarias, instituciones de educación superior, academias de formación profesional y centros de educación especial suelen emplear auxiliares administrativos para ayudar en la gestión de archivos, atención al cliente y coordinación de eventos.

• Sector salud: Clínicas médicas, hospitales, consultorios dentales, laboratorios y otras instituciones de salud necesitan auxiliares administrativos para gestionar registros de pacientes, programar citas, procesar facturas y llevar a cabo otras tareas administrativas.

• Empresas de retail: Tiendas, supermercados, cadenas de restaurantes y otras empresas minoristas a menudo contratan auxiliares administrativos para ayudar en la gestión de inventario, atención al cliente, procesamiento de pedidos y otras funciones administrativas.