¿Qué es un auxiliar administrativo?

El auxiliar administrativo es la persona que desempeña, bien en centros privados o bien en centros públicos, las tareas principales relacionadas con el trabajo de oficina.

El concepto de auxiliar, que deriva del vocablo latino auxiliaris, se emplea para calificar a aquel o aquello que auxilia o sirve de ayuda o complemento. Administrativo, por su parte, se refiere a la administración o relacionado con este conjunto de medios y personas que administran una empresa privada u organismo público.

A continuación detallamos qué tareas y funciones tienen que desempeñar los auxiliares administrativos, tanto de centros públicos como centros privados, y el perfil que debe presentar este colectivo.

Funciones

  • Recepción y archivo de documentos.
  • Atender llamadas telefónicas.
  • Atender visitas, al cliente y proveedores.
  • Las gestiones de compra-venta
  • Realizar cálculos elementales.
  • La contabilidad general
  • Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
  • Estar al día de la tramitación de expedientes.
  • Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.
  • Técnicas comerciales, Marketing, protocolo, normas de calidad….
  • Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan.

¿Qué se necesita?

Sabiendo todas las funciones a desempeñar por parte de los auxiliares administrativos, esto es todo lo que necesitas saber y tener:

  • Tener nociones de cálculo básico.
  • Saber manejar el equipo habitual de oficina, como las fotocopiadoras. Poseer soltura en el manejo de ordenadores, procesador de textos, base de datos, hoja de cálculo, correo electrónico, buscadores…
  • Capacidad de comunicación.  Redactar correctamente cartas, informes…
  • Ser organizado y cuidadoso en su trabajo.
  • Saber y tener disposición para trabajar en equipo.
  • Realizar el control de facturas, movimientos de cuentas bancarias…
  • Saber mostrar por teléfono una actitud profesional, educada y amable.
  • Tener iniciativa para completar las tareas que se le pidan.

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