Organización de eventos [+]

Organización de eventos

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

Entre las diversas tareas que engloba la organización de un evento, podemos destacar la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el acto, la tramitación de permisos y/o autorizaciones, la supervisión de las tareas, la coordinación logística interna o los servicios gastronómicos, entre otros.

El campo de estudio de la organización de eventos es relativamente nuevo, por lo que hay infinidad de aspectos que pueden incluirse a la hora de llevarlo a cabo.

¿Qué es lo que hace un organizador de eventos?

Los organizadores de eventos se encargan de negociar, coordinar y promover todo tipo de eventos (conferencias, exposiciones, etc).

Entre las funciones más importantes a las que se enfrenta: organizar el lugar de celebración, el alojamiento y servicios como la hostelería y los viajes, dentro de un presupuesto. De esta forma, se aseguran de que el evento se desarrolle sin problemas.

Generalmente, la organización de eventos incluye diversas tareas como realizar un presupuesto, armar un cronograma, reservar el salón, tramitar permisos, contratar el servicio gastronómico, etc. Todas estas tareas deben realizarse conforme a las finalidades del evento y las preferencias del cliente.

Los eventos requieren mucho trabajo de planificación y es mejor estar seguros de tenerlo todo bajo control antes de ponerse a trabajar.

Elementos que influyen en la organización de eventos

Estos son algunos de los elementos que influyen en la organización de eventos y que debes tener claro:

1. Definir metas y objetivos

2. Establece un presupuesto para el evento 

3. Crea tu equipo de eventos

4. Elige el lugar y la fecha 

5. Desarrollar la marca del evento

6. Planifica el programa

7. Confirmar patrocinadores, expositores y ponentes.

8. Identifica y selecciona tus herramientas tecnológicas.

9. Crea un plan de marketing y promoción 

10. Elige tus métricas

¿Qué eventos encontramos como organizador de eventos?

Dentro de la organización de los eventos más habituales, podemos encontrar varios:

• Los recibimientos
• Las inauguraciones
• La primera piedra
• Las conferencias
• Conmemoraciones y efemérides
• Las presentaciones
• Las visitas oficiales de autoridades y personalidades
• Entregas de premios
• Las recepciones y audiencias
• Firmas de convenios y tratados
• Los actos luctuosos
• Las bodas
• La organización de cumbres
• Los homenajes        
• La organización de eventos deportivos

Existen varias formas de capacitarte para trabajar en la organización de eventos. Una de ellas es a través de la formación continua, debiendo tener este curso de organización de eventos , un sello de calidad formativa. Y además, se realiza en modalidad a distancia para una mayor comodidad del alumno.