Curso online gratis “Introducción al Secretariado”

Este curso online gratis de Secretariado de Carpe Diem ofrece un sencillo tutorial gratuito, para todas las personas que quieran adquirir los conocimientos básicos sobre secretariado, y sus funciones más utilizadas, dotando a quien lo realice de los conocimientos y las habilidades necesarias en las distintas áreas de esta herramienta.

Realizar este curso online gratis es muy fácil:
1. Estúdiese el temario que aparece a continuación.
2. Envíenos el formulario del final del temario con su nombre, apellidos y email, y las respuestas a las preguntas de evaluación.
3. Cuando haga ésto, podrá descargarse el diploma que aparece al final de esta página y completarlo con sus datos personales.

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TEMARIO Curso online gratis de Secretariado

TEMA 1: La organización empresarial

El servicio de secretariado lleva una gran cantidad de disciplinas, por lo que dificulta las funciones que debe llevar a cabo el profesional del secretariado.

Lo cierto es que debe tener una buena preparación administra­tiva, pero existen numerosos puestos de secretariado que harán que ciertas disciplinas sean más prioritarias que otras.

Existen, por tanto, varios tipos de secretarias/os, y las competencias exigidas por la empresa irán en consonancia a las funciones que se realicen en la organización: secretariado de dirección, comerciales, de producción, de personal, jurídico, médico y administrativo, entre otros.

Podemos establecer ciertas funciones comunes en el trabajo de secretariado:

  • colaboración directa con un responsable,
  • jefe de empresa o departamento;
  • participar en la confección y gestión de la agenda de trabajo de su superior;
  • realizar tareas administrativas elaboradas,
  • aplicando instrucciones recibidas al efecto;
  • recep­ción y atención de las visitas de toda persona o empresa que acuda a la organización;
  • cuidar la imagen de la empresa;
  • y hacer una buena gestión del tiempo.

Para realizar todas estas funciones, el profesional del secretariado deberá tener ciertas competencias y habili­dades, como:

  • cultura general,
  • una correcta ortografía,
  • sintaxis y redacción;
  • conocimientos básicos de ofimática:
  • tratamiento de textos,
  • mecanografía informatizada,
  • hoja de cálculos,
  • base de datos,
  • Internet,
  • transmi­sión de datos;
  • poseer psicología empresarial: conocimiento de los modelos de liderazgo, asertividad, habilidades sociales como la escucha activa, la empatía, la actitud positiva;
  • dominio de un idioma, preferible­mente inglés; y
  • sobre todo, los conocimientos técnicos necesarios para desempeñar su trabajo, que vendrán dados por la función que realice en la organización: conocimientos en derecho civil, mercantil, administrativo y laboral; conocimientos de economía, de contabilidad, de marketing, de protocolo empresarial, etc.

En toda empresa debe existir una estructura organizativa que muestre tanto los niveles jerárquicos como las funciones que debe desempeñar cada trabajador.

Las áreas más comunes, dependiendo siempre del tamaño de la empresa y de sus necesidades, son las de producción, finanzas, administración, producción, recursos humanos y marketing.

Es importante conocer qué clase de estructuras organizativas deben utilizar las empresas, las ventajas y desventajas que poseen, el interés que persiguen cada una de ellas y si se acomodan a las necesidades de las organizaciones. Hay que saber diferenciar adecuadamente las características de cada una de estas estructuras para poderlas aplicar a las necesidades de las empresas en la actualidad.

Para seleccionar una estructura adecuada es necesario sobre todo comprender que cada empresa es dife­rente, y puede adoptar la estructura organizativa que más se acomode a sus prioridades y necesidades. Además debe reflejar la situación de la organización, como por ejemplo: su tamaño, tipo de sistema de producción y la complejidad y el dinamismo del entorno.

Así, podemos distinguir las siguientes estructuras:

  • lineal,
  • matricial,
  • por departamentos (funcional, por producto, geográfica y por clientes),
  • circular,
  • híbrida,
  • monofuncional,
  • jerárquica,
  • descentralizaba,
  • estructuras no pirami­

Los organigramas presentan una serie de ventajas e inconvenientes.

  • Las ventajas, son entre otras, la obligación a sus autores a aclarar sus ideas, muestra quién depende de quién, indica los puntos fuertes y débiles de la empresa, son apropiados para lograr que los principios de la organización operen, etc.
  • Entre los inconvenientes podemos destacar que los organigramas muestran las relaciones formales de autori­dad, pero no reflejan las relaciones informales significativas y las de informació Además, no señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles y entre otras cosas, también puede ocurrir que el personal confunda las relaciones de autoridad con el estatus,

A la hora de diseñar un organigrama, se recomienda, entre otras, que los entegramas tengan el mismo tamaño, que el mayor nivel jerárquico se encuentre siempre en la parte superior, que no haya entegramas aislados y todos los entegramas estén conectados, ya que no es posible que exista el aislamiento.

 

TEMA 2: Planificación y tipologías de empresa

A la hora de decidir crear una empresa hay que tener en cuenta su planificación global y, a largo plazo, la defi­nición de la actividad a desarrollar, valoración de riesgos, capacidad financiera, viabilidad del negocio, estudio de mercado, etc. Todos estos aspectos conviene recogerlos en lo que se denomina Plan de Empresa.

Un Plan de Empresa o Business plan es, por tanto, un documento de trabajo en el que se desarrolla la idea de negocio que se pretende poner en marcha.

Consta de los siguientes puntos:

  • la descripción de la empresa, donde se identifica el direccionamiento estratégico (visión, valores, objetivos, estrategias y políticas);
  • la defini­ción del producto o servicio a suministrar (descripción, necesidades que cubre, diferencias con productos de la competencia, existencia de algún derecho sobre el producto o servicio a comercializar);
  • la planificación de los aspectos comerciales (análisis de mercado, plan de marketing,…);
  • el estudio económico (recursos nece­sarios, fuentes de financiación,…)

Las empresas pueden clasificarse atendiendo a su tamaño en:

  • pequeñas,
  • medianas
  • y grandes empresas,

Atendiendo a la propiedad del capital se dividen en:

  • pública,
  • privada
  • mixta

Ateniendo al sector económico al que pertenecen se dividen en:

  • primario,
  • secundario,
  • terciario

Atendiendo a su ámbito geográfico se dividen en :

  • local,
  • nacional,
  • multinacional)

Y por último, teniendo en cuenta su forma jurídica se clasifican en:

  • sociedad civil,
  • anónima,
  • limitada, comanditaria,
  • etc).

El empresario individual se trata de una persona física y con capacidad legal que, como profesional y en nombre propio, por sí o por medio de representantes legales, realiza una actividad empresarial, adquiriendo la titularidad de los derechos y obligaciones nacidos de la misma.

La sociedad civil es un tipo de sociedad en la que los socios se obligan mutuamente a cambiar sus recursos o sus esfuerzos para la realización de un fin común, generalmente de carácter económico, con ánimo de partir entre sí las ganancias. No precisan de inscripción en el registro mercantil.

La comunidad de bienes es aquella figura del Derecho Civil utilizada para regular los derechos de copropie­dad, es decir, cuando la propiedad de una cosa, derecho o masa patrimonial pertenece a varias personas, sin importar si estas personas son físicas o jurídicas.

La sociedad colectiva es aquella en la que todos los socios, en nombre colectivo y bajo una razón social, se comprometen a participar, en la proporción que establezcan, de los mismos derechos y obligaciones, respon­diendo subsidiaria, personal y solidariamente con todos sus bienes, de los resultados de las operaciones sociales. Debido a la necesidad de aumentar el capital y por el principio de responsabilidad ilimitada de los socios colectivos, surge la sociedad comanditaria.

La sociedad anónima es una sociedad capitalista dedicada a actividades empresariales, cuyo capital social está dividido en acciones y en la que los socios tienen una responsabilidad limitada y no personal frente a las deudas sociales.

La sociedad de responsabilidad limitada es una sociedad mercantil cuyo capital es la suma de las aportacio­nes que cada socio realiza, teniendo que estar, a diferencia de la sociedad anónima, totalmente desembol­sado. El mínimo es de 3.005,06 euros, y no existe un límite máximo. La cantidad aportada será considerada como el capital inicial, salvo que se opte por una financiación externa.

La sociedad unipersonal de responsabilidad limitada surge como respuesta a la aspiración del empresario individual a ejercitar su comercio con responsabilidad limitada frente a sus acreedores. Pueden darse dos tipos de sociedades unipersonales: la constituida por un único socio y la constituida por dos o más socios cuando todas las participaciones hayan pasado a ser propiedad de un único socio.

La sociedad cooperativa es una entidad mercantil, con denominación de capital variable fundacional, represen­tada por certificados de aportación nominativos, suscritas por cooperativistas que responden limitadamente, salvo responsabilidad suplementada cuya actividad se desarrolla en su beneficio.

La sociedad laboral son aquellas Sociedades Anónimas o Sociedades de Responsabilidad Limitada, en las que la mayoría del capital pertenece a los socios trabajadores, y cuya relación laboral es por tiempo indefi­nido.

secretariado univ - carpe diem
TEMA 3: La comunicación externa

Una de las funciones más destacadas del profesional del secretariado es saber controlar con eficiencia cada una de las formas de comunicación existentes en el mundo empresarial.

En las organizaciones empresariales se distinguen dos sistemas de comunicación: la interna y la externa.

  • La comunicación interna es la que tiene lugar dentro de la empresa, tanto entre los distintos departamentos (comunicación horizontal) como en los diferentes niveles jerárquicos (comunicación ascendente y descen­dente).

Ejemplos de comunicación interna: manual del empleado, boletín informativo interno, comunicaciones electrónicas, revista interna, videoconferencias, carta al personal, reuniones de información, entrevista indivi­dual y buzón de sugerencias interno.

  • La comunicación extema es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos objetivo del negocio, así como proyectar una imagen favorable de la compañía o promover actividades, productos y servicios.

Ejemplos de comunicación externa: comuni­cado de prensa, dossier de prensa, boletín informativo, revistas de empresa a clientes, conferencias y semi­narios, folletos corporativos de uso externo, manuales para los medios, ferias y exposiciones, publicidad corporativa y expositores exteriores.

La comunicación en general es un proceso en el que intervienen los siguientes elementos: emisor, receptor, mensaje, canal, código, contexto y la capacidad de respuesta o feedback.

En toda comunicación existe la posibilidad de que se produzca una deformación informativa ocasionada por factores culturales, ambientales, emocionales, etc. Estas son las llamadas barreras de comunicación, y se distin­guen a grandes rasgos dos tipos de obstáculos: los ruidos y los filtros.

  • Los ruidos son perturbaciones que pueden alterar, deformar o impedir la transmisión o recepción de la misma: sonidos, distracción, dolor, etc.
  • Los filtros son barreras inherentes al propio emisor/receptor, originadas como consecuencia de nuestras experiencias, valores, nivel cultural, etc.

Las barreras de comunicación también pueden ser: físicas, fisiológicas, semánticas, psicológicas y culturales.

Además de estos obstáculos, en todo proceso de comunicación se produce de forma natural una deformación informativa.

Una parte importante de la comunicación en la empresa es externa y, en cualquier momento, el profesional del secretariado puede verse en una situación en la que tenga que dirigirse a un grupo de personas, ya sea por obligaciones profesionales o por motivos personales, como por ejemplo presentar a un ponente, participar en una rueda de prensa, preparar un discurso, etc.

El profesional del secretariado deberá conocer los pasos y técnicas que existen para hablar en público. Comu­nicar es una habilidad que se puede adquirir conociendo y aplicando algunos aspectos que facilitan este proceso de hablar en público, como la planificación, la preparación, la duración de la charla, la estructura y la forma.

 

TEMA 4: La comunicación externa y gestión de crisis

La comunicación interna es aquella comunicación que está dirigida al cliente interno.

Es la herramienta clave para dar una respuesta innovadora a los cambios continuos que debe hacer frente la empresa en el día a día y es también un valor añadido que produce beneficios. Aunque es una responsabilidad que es compartida por todos, debe ser asumida como compromiso de la alta dirección.

El profesional del secretariado, en su labor informativa, deberá conocer y dominar las herramientas más usua­les de comunicación interna. Para que la comunicación en una empresa fluya adecuadamente, debemos ser: claros, directos, precisos y concisos.

En la comunicación interna, existen cuatro flujos principales:

  • Comunicación Descendente: La comunicación descendente es aquella que se realiza desde arriba hacia abajo en la jerarquía, respetando la línea de mando. Transmite Información relativa al trabajo, políticas, procedimientos, reglas y formació La dirección tiene la iniciativa en este tipo de comunicación.

Los instrumentos de comunicación descendente son: manual del empleado, comunicaciones escritas (memo­randos, circulares), el boletín informativo, la revista interna, las carteleras y los tablones de anuncios, las cartas al personal, el correo electrónico, la Intranet, la videoconferencia, las reuniones de información y los premios de reconocimiento.

  • Comunicación Ascendente: La comunicación ascendente es la que fluye en sentido contrario al organigrama. Exige participación y un cierto clima de confianza que garantice la sinceridad. Contiene sugerencias, quejas, reportes de desempeño e investigación de actitudes, entre otros. Permite saber lo que las personas piensan, sienten y opinan en su trabajo, así como evaluar el grado de comprensión del trabajo y la efectividad de los procesos. Los instrumen­tos de comunicación ascendente más destacados son: buzón de sugerencias interna, entrevistas de evalua­ción, encuestas de satisfacción y la Intranet.
  • La comunicación horizontal es la que tiene lugar entre las personas que ocupan puestos de responsabilidad similar dentro de la organización, es decir, en el mismo nivel jerá Suele ser de carácter informal y tiene lugar entre personas que comparten cotidianamente el desarrollo del trabajo. Los instrumentos de comunica­ción lateral más usuales son: reuniones dentro del mismo departamento o con otros departamentos, y eventos de ocio (comidas, juegos, etc.).
  • La comunicación transversal es la que se realiza tanto de forma horizontal como vertical, y agiliza la comunica­ción entre personas y unidades pertenecientes a diferentes departamentos. Este tipo de comunicación a veces genera problemas relacionados con la falta de organización, por sobrecarga o falta de fluidez. Los instrumentos de comunicación pueden ser los mismos que los utilizados en tanto en comunicación horizontal como en vertical.

La mejora de los procesos de comunicación interna exige la elaboración de un plan estratégico de comunica­ción insertado en la cultura de la empresa que permita a través de los medios y soportes adecuados cubrir las necesidades de comunicación que presentan los individuos y grupos que componen la organización.

Esta estrategia consta de varias etapas:

  1. firme compromiso de la alta dirección,
  2. diagnóstico de la situación de comunicación,
  3. diseño del plan,
  4. estrategia de comunicación,
  5. sensibilización y negociación,
  6. la implantación y el diseñ

Los rumores se transmiten acompañado de ciertos ruidos comunicativos, por lo que el receptor del rumor no tiene claro lo que tiene de cierta la información, pero si existe ésta, es posible que haya surgido por algún motivo, por lo que puede ofrecer cierta seguridad.

Los rumores se hacen especialmente peligrosos a causa de los procesos de distorsión a los que están expuestos, a la rapidez con que circulan y el gran tamaño de la audiencia y por su capacidad de convenci­miento y credibilidad.

En una situación de crisis, la acción no puede improvisarse, ya que para elaborar una estrategia eficaz es preciso delimitar de antemano el problema que se tiene que resolver, y para dialogar con los medios, es preciso apoyarse sobre conexiones sólidas: de ahí la importancia de mantener en forma contactos privilegiados con la prensa, para consolidar la propia imagen.

Ente otras cosas, el responsable de comunicación de la empresa ante la crisis procederá inmediatamente, entre otras acciones, a reunir toda la información posible, evitar los vacíos de información comunicando de inmediato, no apresurarse a comunicar por la presión de los periodistas u otros grupos, determinar el formato de la comunicación y establecer un mecanismo de monitoreo inmediato en todos los medios para comprobar el alcance de la crisis.

Existen una serie de pautas generales que la organización debería evitar en la medida de lo posible: informar sin el conocimiento previo y la aprobación del comité y de la alta dirección, permitir que los miembros del comité hagan declaraciones públicas sin preparar previamente sus intervenciones, comunicar sólo a los medios afines y mentir sobre información crucial.

 

TEMA 5: La atención telefónica

teleasistencia3La atención teléfono es imprescindible tanto en la recepción como en cada uno de los departamentos de la empresa. En ocasiones, al ser el teléfono una primera toma de contacto con otras organizaciones, la imagen de la empresa se pone en juego en esa atención.

En la utilización de la voz al teléfono se tendrán en cuenta tres aspectos fundamentales que el profesional de! secretariado deberá dominar:

  • la entonación,
  • la articulación,
  • la elocució

Ante el teléfono, las actitudes más básicas son:

  • empatizar,
  • mantenerse en posición erguida,
  • relajarse para que no se perciban los posibles nervios,
  • sonreír,
  • hablar lentamente,
  • prestar la máxima atención al interlocutor.
  • Hay que evitar las palabras negativas y malsonantes, agresividad, justificaciones, humildad excesiva y expre­siones dubitativas.

Según el origen de las llamadas distinguimos las llamadas internas y las externas.

  • Las llamadas internas son aquellas realizadas entre los departamentos de una empresa, o bien la realizada por los empleados de esa misma empresa aunque la llamada tenga lugar en el exterior.
  • Las llamadas externas son las realizadas por la empresa hacia otras organizaciones o personas ajenas a la misma.

En función de quién realice la llamada telefónica, tenemos las llamadas de emisión y de recepción y cada una de estas llamadas tiene una manera distinta de proceder:

  • Las llamadas de emisión (llamadas que emitimos hacia otra persona o empresa). En las llamadas de emisión primero se procede al saludo y se presenta. Luego se comenta el motivo de la llamada y, en el caso de que se esté ejerciendo una venta, se expone la oferta. Después nos comprometemos a la acción y, por último, se procede a la despedida.
  • Las de recepción (llamadas que atendemos de otra persona o empresa). En las llamadas de recepción primero se presenta y después se saluda. Una vez que nos devuelven el saludo, demostramos nuestra buena actitud ante la llamada. Solicitamos el nombre para personalizar el contacto, tomamos nota del motivo de la llamada y resolvemos. Finalmente se procede a la despedida.

El profesional del secretariado deberá conocer los tipos de interlocutores que existen y cómo actuar ante ellos para salir airosos en cada situación. Existen interlocutores de carácter dominante, como son los vanidosos, los agrios, los quisquillosos, los discutidores y los escépticos; interlocutores de carácter sumiso, como los indecisos, los lentos, los taciturnos, los inestables y los débiles; e interlocutores de carácter amistoso, como los novedosos, los objetivos, los afables y los locuaces.

El telemarketing correctamente utilizado es importante debido a su eficacia, por lo que requiere de mucha profesionalidad por parte del especialista, que debe ser un gran comunicador y estar preparado para respon­der a toda objeción que se presente.
A través del telemarketing se puede, entre otros, disminuir los gastos de venta al reemplazar las visitas perso­nales costosas por contactos y ciertas cuentas, encaminar a los vendedores hacia los mejores clientes poten­ciales al usar el teléfono para buscar y clasificar a dichos clientes, reactivar cuentas perdidas o inactivas y aumentar el control de las cuentas mediante un contacto más frecuente, utilizando el telemarketing para completar las visitas personales.
El profesional del secretariado, en sus funciones de telemarketing, deberá conocer el producto o servicio de forma profunda, consultar con los vendedores de campo las preguntas y objeciones más probables y repasar las respuestas para las principales preguntas y objeciones que han sido previstas por el equipo de ventas personales.

Dentro del protocolo a seguir a la hora de mantener una conversación con un cliente hay que expresarse de forma educada, intentando utilizar lo menos posible el imperativo; tener en consideración al cliente, intentando no responsabilizarle de sus posibles acciones o de sus errores; no tratar al cliente como si careciera de inte­lecto; hay que darle una solución, evitando lo máximo posible las diferentes opciones; y no tratar las peticio­nes del cliente como si fuesen problemas.

 

TEMA 6: Documentación y correspondencia

Conocer los diferentes modelos de comunicación escrita es importante para la comunicación interna y externa de la empresa, ya que facilita la relación entre los departamentos, entre los jefes y subordinados y entre la empresa y otras organizaciones externas.

Entre los documentos escritos más usuales en las empresas tenemos:

  • El acta: El acta es un documento escrito en el que se hacen constar, por quien en calidad de secretario le corresponde extenderla, [a relación de lo acontecido durante la celebración de una asamblea, congreso, sesión o reunión de cualquier naturaleza y de los acuerdos o decisiones tomados.
  • La circular: La circular tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen imprimir en grandes cantidades, una por destinatario, y la noticia permanece en el tiempo.
  • El memorando: El memorando es un documento breve, preciso y claro destinado a comunicar determinados mensajes dentro de la empresa: transmitir órdenes, comentar temas, hacer recomendaciones, solicitar algo, etc.
  • El informe: El informe es un documento utilizado para dar a conocer el resultado de algún trabajo de manera detallada y El texto del documento lleva capítulos, apartados, conceptos específicos, etc. Como ejemplo de informe tenemos el balance de la situación, informes de auditorías, informes personales, y otros.
  • La carta comercial: La carta comercial tiene lugar en la comunicación entre dos empresas comerciales o entre una empresa y un Se utiliza para intercambiar información concreta y con fines específicos. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. Consta de una introducción, un cuerpo de carta y un cierre. Dentro de la tipología de cartas comerciales, tenemos, entre otros, la carta de solicitud, la carta de pedido, la carta de reclamación, de agradecimiento, de despido, de acuse de recibo y de impagos.
  • La instancia: La instancia es un documento que se presenta ante un Organismo Público o ante una persona física que sea representativa de este organismo, con la finalidad de hacer alguna petició Se considera un documento oficial. Consta de encabezamiento, cuerpo (exposición y petición) y pie.
  • El certificado: El certificado es una comunicación escrita que permite desde un punto de vista ético, hablar de hechos, méri­tos, honorabilidad o derechos, sobre los cuales hay certeza y que tiene que ver con alguna persona o perso­ Es un documento de carácter externo. Consta de identificación de la persona, cuerpo, lugar y fecha de la certificación y la firma de quien certifica.
  • la correspondencia ordinaria.

En la comunicación escrita los impresos (papel y sobres) están estandarizados según el criterio de normaliza­ción UNE, dependientes de AENOR (Asociación Española de Normalización), y que se rigen por la norma ISO 216 de la Organización Internacional para la estandarización. En la normativa nos encontramos con tres series: A, B y C. La serie A se refiere a tamaños de papel, mientras que las series B y C hacen referencia normalmente al tamaño de los sobres. La diferencia entre la serie B y la C estriba en que la primera es ligeramente mayor a la segunda, por lo que se utiliza para introducir mayor cantidad de impresos de la serie A sin doblar.

 

TEMA 7: Organización del trabajo

Una reunión es un conjunto de personas agrupadas físicamente, entre 2 y 30 personas, para tratar un tema coordinado por uno de los miembros.

La organización de reuniones es quizá una de las actividades que se realizan con mayor frecuencia, puesto que es una excelente herramienta de trabajo. El profesional del secretariado deberá conocer y dominar las técnicas para organizar reuniones eficaces.

Entre las reuniones basadas en su objetivo tenemos:

  • las reuniones informativas, cuya finalidad es brindar la información necesaria a un grupo para que puedan cumplir con un objetivo o tarea;
  • las reuniones consultivas, para analizar las propuestas o soluciones a temas o problemas planteados;
  • las reuniones formativas, cuyo fin es formar a los miembros del grupo y suministrarles capacitación para trabajar con mayores conocimientos;
  • las reuniones decisorias, orientadas a realizar plantes y tomar decisiones.

Las reuniones también se pueden clasificar atendiendo al número de participantes. Así, tenemos las reuniones de:

  • grupos pequeños (de 3 a 7 personas),
  • de grupos medianos (de 8 a 20 personas)
  • de grupos grandes (20 a 40 personas).

Cuanto mayor es el grupo, mayor será la lentitud de las resoluciones y, por tanto, de la apro­bación de decisiones y acuerdos.

Distinguimos tres fases bien diferenciadas en la convocatoria de toda reunión, que atenderá según el momento en el que nos encontremos:

  • Planificación (antes): La fase de planificación se refiere a todas las acciones y programas que tiene lugar antes de la reunió Es la fase donde se prepara y organiza la misma. Se debe determinar el objetivo, informar a los asistentes y planifi­car todos los detalles de la reunión: hora, material, información necesaria, etc.
  • Conducción (durante): La fase de conducción tiene lugar en el mismo acto de la reunión, y se plantean los objetivos, ¡as acciones que se llevarán a cabo y quién se encargará de ellas, y el control del tiempo e interrupciones
  • Seguimiento (después): la fase de seguimiento, son las acciones posteriores a la reunión y donde se obtienen unas conclu­siones. Se hará constar un seguimiento de la reunión, por medio de una autoevaluación, para conocer su utili­dad y los puntos que habría que mejorar para las siguientes convocatorias.

Planificar u organizar un viaje también es competencia del profesional del secretariado, y cada vez más las empresas requieren de contactos exteriores para ampliar la cobertura de mercados y llegar con sus productos o servicios a otros países.

En los viajes nacionales se debe elegir bien las fechas y horas para la planificación de la agenda. Se deben evitar planificaciones en días señalados como la Navidad, los puentes, las festividades, que son fechas muy propensas a sufrir retrasos, cancelaciones, huelgas, etc. También debe evitarse las horas punta.
En viajes internacionales la planificación deberá ser más cuidadosa en el sentido de que cualquier error de cálculo puede resultar ser muy costoso para la empresa. Debe seleccionarse el tipo de transporte más adecuado y estudiar en su caso otra alternativa de viaje. Siempre es importante el tiempo de duración del viaje, pero si el aspecto económico prevalece sobre el tiempo, estudiar varias alternativas de transporte puede dar como resultado una propuesta más eficiente.

La información en una empresa entra y sale continuamente.
Esta información deberá ser registrada por el profesional del secretariado de forma totalmente actualizada, por lo que será necesario recurrir a un sistema de organización que permita la inserción de registros con total agilidad, como las plantillas elaboradas en Microsoft Word o Excel, o cualquier otro software de empresa.

 

TEMA 8: Presentaciones gráficas

Existen numerosas aplicaciones informáticas para la creación de presentaciones por ordenador, siendo la más conocida y usual el paquete de la firma Microsoft: Office, que engloba el software para edición de texto (Word), hojas de cálculo (Excel), bases de datos (Access) y presentaciones multimedia (PowerPoint), entre otros.

Sea cual sea la aplicación que se utilice, el profesional del secretariado debe conocer ciertos aspectos del mundo del diseño gráfico y de la correcta utilización de los diagramas gráficos: barras, columnas, sectores, etc, con el fin de elaborar presentaciones, resúmenes de resultados, informes y otros, con el mejor aspecto posible.

Podemos definir el diseño gráfico como el proceso de programar, proyectar, coordinar, seleccionar y organizar una serie de elementos para producir objetos visuales destinados a comunicar mensajes específicos a grupos determinados. El resultado final de un diseño gráfico se denomina grafismo, y es una unidad por sí misma, aunque esté compuesto por multitud de elementos diferentes.

El principal componente de una composición gráfica es el mensaje. Este se puede representar por medio de diferentes elementos gráficos, que pueden ser muchos y variados, aunque los más comunes son: elementos gráficos simples, (líneas, puntos) elementos geométricos (polígonos, elipses), tipografías, gráficos varios (logotipos, diagramas), ilustraciones, fotografías y audiovisuales.

Los diferentes elementos de un grafismo son percibidos por el destinatario de acuerdo con la influencia que ejercen cada uno estos conceptos a nivel individual, grupal y total. Pero la unión de todos ellos, la obra gráfica, es una entidad comunicativa individual y completa, cargada de complejos elementos humanos asocia­dos con el lenguaje, la experiencia, la edad, el aprendizaje, la educación y la memoria.

La tipografía es muy importante en el mundo empresarial porque es uno de los elementos que constituyen la identidad visual corporativa, junto con el color, el logotipo y el símbolo, entre otros.

Existen dos grandes grupos fundamentales en tipografía:

  • Las que contienen adornos en sus extremos (tipogra­fía con serif o serifa). En las tipografías con serifa destacan tres familias: las romanas, las romanas de transición, las didonas o romanas modernas y las egipcias.
  • Las que carecen de estos adornos (tipografía sans serif o sin serifa). En el grupo de tipografías sin serifa o de palo seco nos encontramos con: las grotescas, las neo-góticas, las geométricas y las humaní

La serifa o remate es el trazo terminal de un asta, brazo o cola.

Existen otros grupos de tipografías: las caligráficas, las de fantasía y las tipografías de símbolos e imágenes, no siendo estos últimos tipos de letra, sino adornos, dibujos y grafías de otras culturas: griega, china, árabe, etc.

En las presentaciones gráficas con diagramas, podemos distinguir los diagramas de barra, de columna, de línea y de sectores, entre otros.

Los diagramas de barra se utilizan para comparar elementos individuales en un momento determinado del tiempo. Los diagramas de columna son apropiados para comparar cambios sufridos en un periodo de tiempo. Los de línea se utilizan para comparar cambios sufridos en un periodo de tiempo, y su tendencia. Por último, los diagramas de sectores o de tarta muestran la distribución de cada valor al total, en un determinado periodo de tiempo.

Según el modo de presentación de las gráficas, podemos interpretarlas de forma totalmente diferente, aun teniendo los mismos datos numéricos. En gran parte esta percepción va a depender del empleo que se haga de las barras o columnas y de la saturación del color.
Por ejemplo, si queremos que el lector interprete en una gráfica de tarta una mayor porción, ésta deberá ser dibujada con colores saturados o colores cálidos (rojo) que producen una expansión del color, mientras que el uso de colores fríos como el azul o colores pasteles (o menos saturados) parece reducir la imagen vista por el ojo humano.

 

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PREGUNTAS DE EVALUACIÓN del curso online gratis de Secretariado

  1. ¿Cuáles son las funciones comunes en el trabajo de secretariado?
  2. ¿Cuáles son las competencias y habilidades del profesional del secretariado?
  3. ¿qué es un Plan de Empresa o Bussiness Plan?
  4. Clasifica las empresas según su forma jurídica.
  5. ¿Qué es la comunicación?
  6. Ante el teléfono, ¿cuáles son las actitudes más básicas?
  7. ¿Cuáles son los documentos escritos más usales en las empresas?
  8. ¿Cuáles son las fases de una reunión?

 

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7 Responses to Curso online gratis “Introducción al Secretariado”

  1. javier romera navas dice:

    muy buen curso para iniciarse en el secretariado y tener una base

  2. Asunción dice:

    Muy bien detallado cada concepto, muy bueno para repasar los conocimientos. un saludo.

  3. Pepe Castilla dice:

    Están bien. Lástima que, a la hora de la verdad, no sirven para nada de cara a encontrar trabajo. y lo que más duele, es lo que sucede en la mayoría, que después de pagar, te das cuenta que has tirado a la basura un dinero para nada.

    • Hola Pepe, dependiendo de para qué lo necesite serán válidos o no, pero siempre le supondrán una formación para su currículum. No obstante estamos hablando de cursos gratuitos, lo cual no le supone ningún coste. Un saludo

  4. Marta Bazán Quijada dice:

    Visión general muy clara y conceptos clave para la iniciación en la profesión del secretariado. Recomendado.

  5. LETICIA ARRANZ MARTIN dice:

    está bien para tener algo rápido y sencillo, y tener lo básico.
    La duda que tengo es si nos enviais el certificado o nos lo descargamos y lo cumplimentamos nosotros… espero vuestra contestación
    gracias de antemano. un saludo.

    • Hola Leticia, informarle que con los cursos gratis obtiene un certificado que acredita que usted lo ha realizado, y por lo tanto puede aportarlo como formación complementaria en su currículum. No obstante, la validez dependerá del puesto de trabajo y de su currículum en general. Un saludo

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